Home » Wat is een virtual assistant? VA Alison Stessens legt het uit!

Wat is een virtual assistant? VA Alison Stessens legt het uit!

Virtual assistant Alison Stessens

Ondernemers nemen maar al te vaak te veel hooi op hun vork. Overstelpt door werk lopen ze projecten mis door een te grote workload. Een virtual assistant kan je daarbij helpen – volledig op afstand. Maar wat zijn virtual assistants, wat kunnen ze concreet betekenen voor je bedrijf en hoe weet je wie geschikt is en wie niet? We laten Alison Stessens aan het woord, virtual assistant vanaf het eerste uur, oprichtster van de VA Academy, een opleidingsplatform voor het beroep, en voorzitster van de BFFVA, de Belgian Federation of Freelancers and Virtual Assistants. 

Laten we beginnen bij het begin. Wat zijn virtual assistants en wat doen ze?

Virtual assistants zijn zelfstandige, freelance ondernemers die bedrijven ondersteunen op heel wat verschillende vlakken. Die ondersteuning is multisectorieel. Virtual assistants kunnen je bijstaan bij administratie, marketing, communicatie, IT, het organiseren van evenementen en nog veel meer. Eigenlijk alles wat een ondernemer afleidt van zijn core business, kan overgenomen worden door een virtual assistant. 

Wat is dan het verschil tussen een freelancer en een virtual assistant?

Alle virtual assistants zijn freelancers, maar andersom niet. Ze verlenen beide een dienst als zelfstandige aan een bedrijf. Of je jezelf virtual assistant noemt, ligt vaak bij jezelf. Virtual assistants werken van thuis uit en werken dus steeds virtueel. Freelancers gaan vaak werken in het bedrijf zelf. Maar ook freelance IT consultants die enkel vanop afstand werken noemen zich vaak niet een virtual assistant. Ze werken dan ook vaak lang aan één bepaald project voor één bedrijf, ook al doen ze dat van thuis uit. Zo gaan ze van bedrijf naar bedrijf Bij virtual assistants is dat anders. Ze werken vaak voor heel wat verschillende bedrijven en organiseren hun weekplanning in functie van de taken die moeten gebeuren voor klanten. Samenwerkingen met virtual assistants zijn dan ook vaak langetermijnrelaties. Zo heb ik bijvoorbeeld 16 jaar voor dezelfde klant gewerkt. 

Hoe bent u zelf in die sector terecht gekomen en doet u dit al lang?

Ik ben destijds beginnen werken in het ziekenhuis van Malle bij de dienst medische administratie. Mijn taak was om de medische administratie te doen voor de thuispraktijk van enkele dokters. Zo ben ik zelfstandig begonnen, toen deed ik ook alles van thuis uit. Toen werd het werk nog gedaan via cassettebandjes, die heen en weer gebracht werden. Daarna heb ik besloten me meer te focussen op de bouwsector: offertes maken, facturen opmaken, projectopvolging doen, … Het werk was heel uitgebreid, en ik heb het steeds vanuit thuis gedaan. De tijden zijn echter veranderd. Ik zie veel mensen nu de mogelijkheid pas ontdekken van telewerk: online meetings, videochatten, maar natuurlijk ook de combinatie met kinderen. Mijn dochter wordt volgende maand 20 jaar. Ik heb sinds haar geboorte steeds thuis gewerkt, dus ik weet hoe het is om een baby op de arm te hebben en tegelijkertijd te telefoneren en in de potten te roeren. Ik vind het wel grappig dat telewerken plots heel actueel is. Plots moet je klanten niet meer uitleggen waarom je werkt op afstand, hoewel dit vroeger wel een grote issue was voor velen. 

Wat kan een virtual assistant betekenen voor de groei van een onderneming?

Ik vergelijk het werk graag met hoe een groot bedrijf wordt gerund. In grote bedrijven is er een afdeling voor alle takken van het bedrijf: de boekhouding, de facturatie, de marketing, de sales, de webmaster, … Als kleiner bedrijf heb je al die diensten vaak niet, maar heb je soms wel expertise nodig. Een virtual assistant kan je helpen door die diensten aan te bieden. De grootste meerwaarde van virtuals assistants is dat ze ingeschakeld worden op het moment dat ze nodig zijn. Heb je een marketingcampagne die dringend moet gelanceerd worden? Schakel dan een virtual assistant in. Heb je drie weken geen hulp nodig? So be it. De flexibiliteit van de job is een van de grootste troeven. 

Kan die flexibiliteit ook een valkuil zijn?

Soms gebeurt het al eens dat er heel veel werk opeens op een korte tijd moet gebeuren, maar aangezien je zelf instaat voor de planning van je agenda, is het je eigen verantwoordelijkheid. Bij lange samenwerkingen weet je meestal wel wanneer je veel werk kan verwachten en wanneer niet. Zo zijn er heel wat zaken die op vaste momenten moeten gebeuren, zoals een nieuwsbrief die elke maand verstuurd moet worden of de facturatie die altijd gedaan wordt op het einde van de maand. Als je de organisatie van een evenement op je neemt, weet je gewoon dat je enkele weken voor het evenement weinig tijd zal hebben voor andere zaken. De kunst is natuurlijk om voor jezelf ook maximumlimieten op te stellen. Je moet niet alles aannemen wat een klant vraagt. Je moet durven vragen of er dingen met een week verschoven kunnen worden of je kan natuurlijk altijd mensen doorverwijzen naar een andere virtual assistant.

Hoe kies je de perfecte VA voor jouw bedrijf?

Enerzijds moet je letten op ervaring en expertise. Veel virtual assistants beweren dat ze alles kunnen: administratie, marketing, social media, een website onderhouden, de boekhouding voorbereiden, … Dat is eigenlijk net niet de bedoeling. Wat wel aan te raden is, is om je als virtual assistant te focussen op een bepaalde niche. Websites laat je best maken door webontwikkelaars, teksten laat je best schrijven door copywriters. Iedereen heeft zijn eigen expertise. Zo kan je met een bepaalde selectie virtual assistants mee een bedrijf runnen. Anderzijds moet je er op letten dat mensen zaken doen met mensen. Beginnende virtual assistants vragen zich vaak af of er wel werk genoeg is voor hen. Mijn antwoord daarop is volmondig “ja”, maar er is een belangrijke voorwaarde aan verbonden. Zoals ik al zei, mensen moeten samenwerken, dus een persoonlijke klik tussen beide partijen is noodzakelijk. Het belang van die klik is natuurlijk anders bij administratief werk dan bij persoonlijke assistenten. Bij het kiezen van een virtual assistant kijk je dus zowel naar de expertise als naar de soft skills. 

Is er een bepaalde mindset nodig om virtual assistent te zijn?

Je hebt een ondernemersmindset nodig. Je moet willen werken voor jezelf, tegenslagen kunnen verwerken en er blijven voor gaan. Niet alleen voor de klanten, maar ook voor jezelf. Er wordt van je verwacht dat jij de leiding neemt. Sommige starters vragen me vaak: “Wat heeft een bedrijf zoal nodig van assistentie? Dan ga ik die zaken zoeken en doen, zodat ik ze later ook kan aanbieden als virtual assistent.” Dat is een foute ingesteldheid. Als ik morgen zeg dat ik garagist wil worden, maar ik ken niets van auto’s, kan ik dat niet zomaar doen. Dat is ook les één bij de VA Academy: jezelf de vragen stellen “Wat wil ik doen? Wat doe ik graag? Wat kan ik goed?”. En stel jezelf de vragen ook steeds in die volgorde. Je wil niet je hele leven werken in een functie die je niet graag doet. Wat je wel steeds nodig hebt is de nodige expertise binnen een sector of functie. Met een ondernemende mindset, veel goesting en een bepaalde expertise kom je al ver. Mijn missie in het leven is dus: “Doe wat je graag doet én waar je goed in bent.”

Geldt die missie ook voor ondernemers die virtual assistants inhuren?

Zeker. Er zijn nog enorm veel ondernemers die niet weten dat virtual assistants bestaan. Ondernemers zijn dan ook vaak blij wanneer ze hun facturen niet meer zelf moeten opmaken, ze kunnen er probleemloos iemand voor vinden die dat proactief voor hen doet. Zo hoeven ze geen werk op zich te nemen dat ze niet leuk vinden. Elke week enkele uren minder werk tegen je zin moeten doen is voor veel ondernemers meteen een drijfveer om de business te laten groeien. Virtual assistants nemen, zoals ik al zei, de leiding over waar ze aan werken. Welke taak dat ook is. Vroeger zei een baas tegen zijn secretaresse: “Hier, doe dit en dit en kom terug wanneer je klaar bent.” Wanneer je werkt met een virtual assistant, is dat niet het geval. Je moet dus wel bereid zijn om het werk uit handen te geven. Natuurlijk heb je als ondernemer zelf nog iets te zeggen, maar de ideale klant voor een virtual assistant is een ondernemer die naar je toekomt, jouw expertise vertrouwt en de taak volledig aan jou toevertrouwt.